Република България ● Община Смядово

Езици

Подобряване на административната и организационна структура на Община Смядово за постигане на по-голяма ефективност и избягване на дублиращи се функции

Развитие и оптимизиране на организационната структура на Община Смядово за по-голяма ефективност, ефикасност и икономичност в работата на администрацията.

Дейност 1 Организация и управление на проекта

Дейност 2 Провеждане на процедури за избор на изпълнители

Проектът предвижда външно възлагане за четири от основните дейности на общо трима изпълнители. Първият избран изпълнител ще отговаря за организацията и изпълнението на Дейност 6 и Дейност 7. Това е семинарът за обучение на служителите в администрацията и дейностите за информация и публичност, включени в проекта. На вторият външен изпълнител ще се възложи Дейност 4 – Функционалният анализ на администрацията. Третото външно възлагане е за Дейност 5 – разработване на вътрешни документи, правила, инструкции и наръчници. За възлагането ще бъдат проведени съответните процедури, съгласно изискванията на ЗОП, а именно: Директно възлагане за Дейност 6 и Дейност 7 и Две възлагания чрез публична покана по реда на глава 8 „а” от ЗОП, съответно за Дейност 4 и Дейност 5. Дейност 2 включва следните етапи: - Изготвяне на задание за избор на изпълнител за подготовка на технически спецификации и тръжни документации за провеждане на две процедури с публична покана, съгласно изискванията на ЗОП. - Изготвяне на критерии за избор на изпълнител за подготовка на тръжните документации. - Избор на изпълнител и изготвяне на документите за обявяване на двете тръжни процедури. - Предоставяне на тръжните документации на УО на ОПАК за одобрение. - Обявяване на тръжните процедури за избор на изпълнители и събиране на оферти. - Разглеждане и оценяване на офертите според предварително изготвени критерии, класиране и избор на изпълнители. - Сключване на договори с избраните изпълнители. Събирането на оферти и избора на изпълнител за Дейност 6 и Дейност 7, чрез директно възлагане ще се извърши от Екипа за управление на проекта. Договорът с този изпълнител ще бъде изготвен от избрания външен експерт, който ще подготви тръжните документи за останалите две процедури с публични покани. 

Дейност 3 Кръгла маса „Подобряване на административната и организационна структура на Община Смядово за постигане на по-голяма ефективност и избягване на дублиращи се функции”

Кръглата маса ще се организира от екипа за управление на проекта. На форума ще се представят резултатите от разпространени сред служителите в общинска администрация Смядово анкети за оценка на работата им, най-честите проблеми и предложения за подобряване на функциите, ефикасността, бързина и икономичност на отделите, звената и отделните длъжности. Анкетите ще се подготвят и разпространят от екипа за управление на проекта. Резултатите ще се предоставят на избрания изпълнител на Дейност 4. В Кръглата маса ще участват 35 служители на Община Смядово. За идентифициране на проблемните зони и слабите места в работата на администрацията за участие във форума ще бъдат поканени и представители на НПО, бизнеса и граждани. Ще се обсъдят проблемите в Община Смядово при настоящата структура и организация на работните процеси. Ще се идентифицират възможности и съберат предложения за оптимизация и подобряване на работата. 

Дейност 4 Извършване на функционален анализ в общинска администрация Смядово, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация

Извършването на функционалния анализ ще се базира на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР. Функционалният анализ е процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на административната структура. За анализа ще се използват различни методи: проучване на документи и информация, анкетни проучвания, наблюдение и експертни оценки и др.

Основните етапи на функционалния анализ са:

Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцентите на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите и др.);

Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние в администрацията, идентифициране на проблеми, набелязване на мерки и формулиране на предложения за подобрение);

Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане и изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите със заинтересованите страни);

Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на препоръките, публичност на резултатите). В рамките на изготвения функционален анализ в Община Смядово ще бъдат включени следните ключови елементи: - Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността, формулиране на препоръки за подобрение работата на администрацията. - Изготвяне на План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрацията. Планът ще предложи мерки за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността. Уточняване и преразпределяне на функциите на отделите, звената и служителите в администрацията, избягване на дублиращи се дейности. - Разработване на предложения за промени в Устройствения правилник на администрацията и оптимизиране на структурата. 

Дейност 5 Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на административната структура

За подобряване на организацията, работните процеси и координацията в Община Смядово се предвижда разработване на нови или актуализиране на съществуващи вътрешни документи, правила и нормативи, както следва:

  • Разработване на Стратегия за организационно развитие на администрацията;
  • Актуализиране на вътрешните правила за работа на администрацията;
  • Актуализиране на Система за финансово управление и контрол;
  • Разработване на Инструкция за документооборота;
  • Разработване на вътрешни правила за подготовка и изпълнение на процедури по ЗОП;
  • Разработване на Наръчници за работата, отговорностите, функциите, дейностите, документите и нормативите по отдели в администрацията. 

Дейност 6 Семинар „Ефективна, бърза и икономична общинска администрация Смядово”

Обучителен семинар на 35 общински служители за запознаване с резултатите от функционалния анализ, документите, разработени по проекта и новата организация на работа. Семинарът е тридневен и ще се проведе в специално наета за целта зала. Форумът ще се използва за комуникиране резултатите от Функционалния анализ с целевата група по проекта и всички заинтересовани страни. В рамките на семинара, служителите на Община Смядово ще преминат обучение за новата организация и правила за работа и ползване на новите вътрешни документи и нормативи. Лектори и обучители на семинара ще бъдат експерти от екипите – изпълнители на Дейност 4 и Дейност 5, участвали в извършване на Функционалния анализ и разработили вътрешните документи, наръчници и нормативи.

Дейност 7 Информация и публичност

Дейностите за информация и публичност се реализират през целия период на изпълнение на проекта от 1–вия до 18–тия месец. Това са дейности за популяризиране на проекта, на неговите цели и резултати. Дейностите за информация и публичност в настоящия проект се възлагат на външен изпълнител и включват: - Организиране на 2 пресконференции с участието на 5 медии (местни, регионални и национални) – за представяне на проекта, на резултатите от изготвения функционален анализ, стратегията за организационно развитие, вътрешните документи, постигнатата оптимизация и отчитане на резултатите от проекта. - Отпечатване и разпространение на информационни материали – в т.ч.: 2 000 бр. брошури, 1 000 бр. дипляни, 500 бр. плакати, 1 бр. информационна табела, която ще бъде монтирана пред сградата да Община Смядово. Брошурите, дипляните и плакатите се разпространяват в 10-те общини на област Шумен. Информация за проекта ще бъде публикувана и на Интернет страницата на Община Смядово. На публичните събития– Кръгла маса и Семинар също ще бъдат поканени представители на медиите. Екипът по проекта отговаря за съставяне на присъствени списъци за двете публични събития и за осигуряване на снимков материал. Екипът по проекта отговаря и за изготвяне на съобщения за медиите и разпространението им до национални, регионални и местни медии в началото на проекта за запознаване с неговите цели и очаквани резултати, в хода на проекта при организираните публични събития и за представяне резултатите от Функционалния анализ и в края на проекта за представяне на постигнатите резултати от проекта.